Escribiendo e.mails

A pesar de algunas diferencias, un mail es, básicamente, una carta, un mensaje.

Esto, que puede parecer una obviedad pero en la práctica no lo es, ya que muchas veces llegan a nuestras PCs mails que demuestran que alguien olvidó este concepto.

Indudablemente, en un mail podemos emplear un lenguaje en un tono más coloquial que en una carta tradicional y saltearnos algunas formalidades –fundamentalmente si ya hemos establecido contacto o relación con su destinatario-; no obstante, no podemos dejar de lado el hecho de que debe cumplir con algunos requerimientos mínimos para –como todo mensaje-,  pueda llegar a destino, ser leído y comprendido por el destinatario.

Todo mensaje tiene una estructura y en este caso, tendremos tres partes:
Encabezado
Cuerpo del mail
Cierre

En el encabezado, irán claramente definidos los datos de quien origina el mensaje y de quién será el receptor, fecha y el ASUNTO (este tema requiere de un tratamiento especial, por lo cual volveremos de manera más exhaustiva sobre el tema)
De (From): Nombre y dirección del remitente.
Para (To): Dirección del destinatario
Fecha (Date): día y hora del mensaje
Asunto (Subject): Breve descripción del menaje

 

 

El cuerpo del mail no requiere que uno sea un egresado de la Academia de Letras, alcanza con respetar  algunos sencillos aspectos:

·         No escribir todo el texto en mayúsculas

·         Utilizar signos de puntuación.

·         Revisar la gramática y la ortografía

·         Separar en párrafos breves.

]      Ser claro, concreto y directo.

·       Ser  organizado: un tema por mail. Evitar la mezcla de distintos temas en un mismo mail, excepto que se tratara por ejemplo de un resumen de temas pendientes, o similar.

Siempre se incluirá un cierre del mail con la correspondiente salutación y se incluirán los datos completos del firmante:
Nombre y apellido

·        Empresa

·         Cargo

·         Domicilio

·        Teléfono
·         Web

·         mail

Pueden incluirse número de teléfono celular, skype, etc.

Antes de enviar el mail, es conveniente revisarlo, dar una mirada y preguntarse, “cómo lo hubiese escrito si fuera una carta comercial en vez de un mail”. Esa será la clave para comprender si nos hemos excedido en la flexibilización del lenguaje y estilo, o si realmente se adapta a la circunstancia.

Hagamos que esta poderosa herramienta sea nuestra aliada. Tomarse sólo unos instantes para verificar si es correcto lo que estamos enviando, desde el contenido y la forma, redundará en nuestro beneficio. 

Mundo digital, hiperconectado, participativo y creativo

La comunicación digital es el resultado de la aparición de nuevas tecnologías que se introducen vertiginosamente en la comunicación social. Así, el periodismo tradicional se fusiona con las herramientas informáticas; lo analógico se convierte en digital; las letras en bits; caen las barreras físicas de distancia y alcance expandiendo el universo de posibilidades y, paradójicamente, se produce el acercamiento y mejor conocimiento de los usuarios.
La comunicación digital implica interacción y colaboración entre todas las personas que hacen uso y que se encuentran interconectados en la red. Surge entonces lo que hoy se denomina: "Digitivity”. Digitavity es la interacción lo digital, la creatividad y la conectividad".

Webs, blogs, revistas digitales, redes sociales, radios temáticas on line, crecen en la red generando contenidos e interactuando con su público objetivo y, por lo tanto, convirtiéndose en nuevas alternativas publicitarias.

El mundo hoy es digital, hiperconectado, participativo y creativo. Por eso, al momento de pensar en el desarrollo de tácticas y estrategias para un emprendimiento, es necesario pensar en bits and bytes y en un entorno on-line.

Nos seguimos encontrando y acompañando en el camino emprendedor...
Graciela M. Losada

Escribir bien, para comunicar bien: uso de la "coma"

La coma indica una breve pausa en la lectura. También sirve para organizar sintácticamente el texto. Se escribe pegada a la palabra y separada por un espacio de la palabra o el signo que la sigue.

Algunos usos comunes:

• Para separar dos o más palabras o frases que sean de la misma clase, o formen enumeración, siempre que entre ellas no figuren las conjunciones y, ni, o.
• Para separar dos miembros independientes de una oración, haya o no conjunción, entre ellos.
• Para limitar una aclaración o ampliación que se inserta en una oración.
• Las locuciones conjuntivas o adverbiales,  indistintamente de su posición, van precedidas y seguidas de coma, ejemplo: por consiguiente,  en efecto, es decir, de acuerdo, no obstante, etc.
• El vocativo se escribe seguido de coma si va al principio de la frase; precedido de coma si va al final; y entre comas si va en medio. (Vocativo: las palabras que sirven para invocar, llamar, nombrar a una persona o cosa personificada cuando nos dirigimos a ella).
• La palabra etcétera (o su abreviatura etc.) se separa con una “coma” del resto del enunciado si continúa la frase  y también antes de la abreviatura.
• Al datar cartas y documentos, se coloca la “coma” entre el lugar y la fecha.
• Para separar los términos invertidos del  nombre completo de una persona (Ej.: LOSADA, Graciela M.).

Nos seguimos encontrando...

Graciela M. Losada, para GER AYUDA.

El boom de los 140 caracteres

En una sociedad ágil, dinámica y cambiante, también los sistemas de comunicación ahora son express.

La evolución de las formas y fórmulas de comunicación implica vértigo. Todos recordamos cómo nos modificó el mail, el chat y los SMS.

Ahora, es momento de los tweets y el poder de síntesis se reduce a 140 caracteres de máxima.

Hay que re-aprender a formular oraciones. A frasear diferente para que los 140 caracteres logren expresar y expresarte de la mejor manera.

Todo es un ejercicio, también el twitteo. Empecemos a practicar y a contar.

Antes de improvisar un post en twitter, usar el procesador de textos de la compu para armar la idea y luego ajustarla al largo permitido.

En el Word, existe la opción “Revisar” por conteo de caracteres que facilita diagramar textos sin excederse.

Todo es cuestión práctica y costumbre. Intentarlo es el desafío y lograrlo, la satisfacción.

Este artículo fue escrito con párrafos de no más de 140 caracteres. Si yo pude, vos también.


Nos seguimos encontrando con más ayuda emprendedora.
Estamos en Twitter: @GerAyuda
Graciela M. Losada

Un nuevo Marketing para un nuevo ser

En marketing la constante es la dinámica, las opciones cambian constantemente e indudablemente, no actualizarse puede ser un error fatal. Las estrategias de marketing deben modificarse y adaptarse a las nuevas tendencias en publicidad, debiendo ser concordantes con los intereses del público objetivo, sus aspiraciones, sus preocupaciones, sus sueños y sus latidos.
Al respecto, hay tres grandes ejes temáticos que deberán ser analizados y contemplados por toda gerencia moderna, al momento de diagramar sus nuevas estrategias de marketing para este año:

-La palabra y la tecnología

-El eco-marketing y la sustentabilidad

-La espiritualidad y la responsabilidad social empresaria

La palabra ha adquirido un enorme poder. Hoy la conversación es protagonista. Hay deseos de participar, de opinar, de ser parte. El vértigo coloquial crece y a su ritmo crecen también las redes sociales y la interactividad. La web se expande y se multiplican las ofertas. Y por ello, crece también la exigencia de los usuarios. Ahora los contenidos adquieren una relevancia fundamental. Captar la atención del público requerirá optimizar los contenidos, mejorando la oferta de qué es lo que se dice y cómo se dice, teniendo en cuenta a quién se le dice. Para ello, será de gran importancia, hacer uso de los recursos tecnológicos que van surgiendo para facilitar la interacción con la gente. Mantenerse actualizado respecto a los cambios y novedades tecnológicas será fundamental.

Por otro lado el eco-marketing o “green marketing” (marketing verde) ya no es más una herramienta de avanzada que utilizan algunas empresas para diferenciarse. Hoy es una realidad presente a la que todas las empresas que quieran recibir una “buena mirada” del mercado, deberán recurrir. Comunicar, mostrar y ejercer una política ecológica, de amigabilidad con el medio ambiente y una nueva cultura hacia la sustentabilidad empezarán a formar parte de la escala de valores necesaria. No adaptarse a estos nuevos patrones de pensamiento implicará en breve, descender a la lista negra de empresas no deseables.

Y de la mano de la sustentabilidad, la tendencia hacia un re-encuentro con el universo espiritual, sale del ámbito privado para empezar a exhibirse con mayor libertad y compromiso en el mundo de los negocios. Esto hará también que la responsabilidad social empresarial (RSE) se constituya en un actor importante. Ya no alcanza con tener un manual de ética o de prácticas profesionales. Ahora es necesario contar y practicar el tener una amplia política de responsabilidad social y mantener ese compromiso.

Algo, indudablemente, está cambiando. Hay nuevas necesidades, nuevas intenciones y nuevas esperanzas que parecerían querer dar a luz a un hombre nuevo.

Habrá que estar muy atentos. Habrá que observar con la mente muy bien predispuesta para analizar y comprender las nuevas herramientas que deberá generar el marketing para acompañar este proceso. Un nuevo ser con nuevas expectativas implicará desarrollar un nuevo marketing.

Estas tendencias demandarán creatividad para las empresas ya instaladas y también darán nuevas posibilidades para el surgimiento de emprendimientos que apunten particularmente a estos ejes centrales de atención.

Un nuevo ser, un nuevo Marketing y muchas nuevas posibilidades para crear y emprender.

Graciela M. Losada

Recursos editoriales web: la letra (2da. Parte)

En nuestra entrada anterior, hablábamos de la importancia de la tipografía: tipos y tamaños de fuentes y compatibilidad con las plataformas de internet.


En esta ocasión, veremos cómo utilizar correctamente los recursos propios de las fuentes:

*Negrita: La negrita se utiliza para destacar un texto. Así como este recurso es resistido en los medios gráficos, es indudablemente el más efectivo en la web. La negrita realmente contribuye a la lectura en pantalla y a poner en relieve aquello que queremos resaltar. Pero atención, tampoco hay que excederse en el uso de este recurso.

Se recomienda utilizar en titulares, palabras y conceptos breves que sean significativos dentro del texto, pero evitando el uso en frases largas.

En lenguaje html, podemos activar la negrita escribiendo antes de la palabra a resaltar y cerrándola con . Ejemplo: titulares.

*Bastardilla: Si bien la bastardilla también se utiliza para destacar textos, su uso en la web no resulta tan efectivo como la negrita.

Se recomienda utilizar para nombres de autores y obras de cualquier tipo, palabras extranjeras, regionalismos o vocablos técnicos. También es habitual su uso en los copetes de las notas y en las entrevistas, para destacar la pregunta realizada por el periodista y así, diferenciarla de la respuesta del entrevistado.

Debe utilizarse con moderación porque resulta visualmente más complicada para su lectura. Asimismo, debe prestarse especial atención al tamaño de letra a utilizar toda vez que, la combinación bastardilla y paso reducido (o pixeles) puede ser letal.

En lenguaje html, puede activar la bastardilla anteponiendo la siguiente expresión y cerrando la bastardilla con . Ejemplo: bastardilla

*Subrayado: A diferencia de lo que sucede en los contenidos impresos, en la web la utilización del subrayado puede resultar confuso. Usualmente, cuando vemos una palabra subrayada estando en internet, asumimos naturalmente que allí hay un enlace que nos llevará a una ampliación referida a esa palabra. Por lo tanto, si se trata de un subrayado ciego que no conduce a ningún vínculo, resultará una experiencia frustrante para el usuario, quien posiblemente se fastidie o se aburra y abandone nuestro rinconcito en la web.

Se recomienda no utilizar subrayados que no contengan hipervínculos.

*Mayúsculas: El uso de mayúscula fuera de las reglas gramaticales, es un recurso de compleja utilización pues demanda de una cuidadosa administración. Las mayúsculas GRITAN y por lo tanto, se suele usar en alguna palabra aislada dentro de un texto, allí donde se quiere captar la atención. Una palabra en mayúsculas es como un semáforo titilando en amarillo. Siempre nos grita ATENCIÓN.

Se recomienda utilizar solo para anclar la mirada del visitante a modo de atención, como por ejemplo: OFERTA, SUSPENDIDO, NO MAS VACANTES, o similar.

*Color:  El color es un gran recurso visual, pero en la web, esto no siempre es tan lineal. Para el cuerpo de los contenidos la sugerencia es siempre letras negras en fondo blanco. Esto no es un capricho sino que es la combinación más amigable.

Se suele ver mucho texto verde-lima sobre fondo amarillo o a la inversa. Esta combinación puede ser cromáticamente fabulosa pero extremadamente difícil para la lectura y la fijación de la vista. Algo similar ocurre cuando se utilizan letras blancas sobre fondo negro. Puede resultar efectivo para un titular, pero no para textos largos. Esta combinación lentifica la lectura y cansa la vista.

Asimismo, si lo que queremos es resaltar alguna palabra o frase, debemos considerar que el color a ser percibido por el navegante, variará dependiendo de cosas como la resolución de pantalla y la paleta de colores configurada. Por lo tanto siempre es importante que se trabaje pensando en el contraste.

Recordemos que lo importante es que el visitante nos conozca y se quede en nuestra página el mayor tiempo posible. Indudablemente, si el texto implica una barrera para descubrir los contenidos que se ofrecen, la persona huirá rápidamente de nuestro sitio.

Si te quedan dudas sobre la utilización de alguno de los recursos, no dudes en comunicarte con nosotros: ayuda@ger-ayuda.com.ar
 
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Recursos editoriales web: la letra

A la web se incorporan a diario toneladas de publicaciones. En cada una de estas hay varios elementos a observar: el contenido, la redacción, la visualización y la afabilidad. O sea, qué se dice, cómo se lo dice, cómo se lo presenta y cuán amigable resulta para el lector.

Algunos textos correctamente redactados, otros apenas aceptables y pocos excelentemente construidos.

La calidad de los contenidos es esencial pero no suficiente. Cuidar la redacción y asegurar que la publicación se visualice correctamente y sea amigable para el lector es fundamental.

Hoy vamos a focalizarnos en la visualización de los contenidos y por lo tanto, en el formato de letra. Cuántas dudas verdad?

* Eligiendo la tipografía:
Tipografías Sans-serif y serif. De qué se trata? Las tipografías con serif son las que presentan diferentes espesores o detalles de terminación, “adornos”. Mientras que las sans-serif son tipografías sin terminaciones ni adornos.
Cuál conviene? Si bien las tipografías con serif pueden resultar más atractivas, también sucede que pueden resultar de una mayor ilegibilidad. Un aspecto fundamental a tener en cuenta será el tamaño. Cuando el tamaño es pequeño, la letra con serif generará reales complicaciones de lectura. Para muchas personas la lectura en pantalla con formatos serif produce grandes inconvenientes de focalización y diferenciación. Conviene utilizar entonces tipografías sans-serif.

* Tipografías identificables
Asimismo, no todas las tipografías pueden ser bien “leídas” por las distintas plataformas de internet. Por lo tanto, es recomendable utilizar las tipografías más comunes incorporadas a los navegadores. A este grupo se las conoce como las “web safe fonts” y entre ellas encontramos la Arial, Comic Sans MS, Impact, Tahoma, Geneva, Helvética, Trebuchet MS y Verdana.

* Tamaño tipográfico
El tamaño de la tipografía es fundamental para garantizar una cómoda lectura. Dependiendo del recurso que se esté utilizando para generar el contenido, la unidad de medida podrá estar dada en píxeles o en puntos. Se recomienda utilizar tipografías en el rango de 9 a 15 píxeles, lo que equivale a unos 7 a 11 puntos. Por encima de los 16 píxeles (12 puntos) las letras comienzan a degradarse en sus líneas. Por debajo de los 9 píxeles (7 puntos), resulta prácticamente ilegible.

Y recuerden, todo contenido debe ser atractivo y de fácil lectura si queremos captar la atención del otro.

En la próxima entrada, abordaremos el tema del uso de la negrita, la bastardilla, subrayados, mayúsculas y color.

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Comunicación: cómo escribir eficazmente un e-mail

Mucho es el material técnico al que podemos recurrir para aprender y perfeccionar el arte de la comunicación escrita empresarial.


Gacetillas, comunicados de prensa, cartas, solicitadas, boletines, editoriales, comunicados de crisis, catálogos, folletos, etc. Todos ellos tienen amplios capítulos dedicados. Pero qué sucede con los e-mails. Hoy el correo electrónico es la herramienta de comunicación escrita más usada y por lo tanto, es fundamental conocer cómo utilizarlo adecuadamente.

El e-mail ha alcanzado una gran popularidad en función de la dinámica que genera, favoreciendo una interacción ágil con rápida recepción y respuesta del destinatario y reemplazando muchas veces los métodos más tradicionales de correspondencia.

No obstante lo amigable del método, debemos recordar que, como toda pieza de comunicación, un e-mail efectivo también requiere planificación. Así, la redacción de un e-mail debe considerar el destinatario, el contexto, el argumento y el objetivo que se quiere alcanzar, lo cual asimismo, determinará el “lenguaje” a utilizar.

Recomendaciones generales básicas para la construcción de un e-mail:

Los SI fundamentales:

• Ser breve, claro, y concreto. Un correo electrónico es similar a una esquela y la brevedad es un elemento distintivo. Por lo tanto, cuando se tratara de presentaciones, propuestas, informes o extensas argumentaciones, será preferible redactar un mail resumen y adjuntarle al mismo, un documento ampliado con la información completa que se quiere transmitir.

• Ser correctos. El lenguaje y el tono deben ser apropiados. El mail permite una mayor desestructuración y su tono es menos formal que la carta comercial pero sin llegar al lenguaje coloquial. La elección del tono y el lenguaje adecuado, dependerá en gran medida del destinatario y el vínculo existente o no con el mismo. Recordemos que toda correspondencia puede ser leída tanto por el destinatario directo de la misma, como por otros miembros de la organización. Por lo tanto, el mensaje debe tener un lenguaje comprensivo y un tono adecuado, sin contener elementos que pudieran ser ofensivos, comprometedores o personales. 

• Indicar en el campo ASUNTO, REFERENCIA o SUBJECT el motivo del mail. 

• Respetar el esquema comunicacional de introducción, desarrollo y el cierre. 

• Direccionar el mensaje al objetivo esperado. 

• Incluir siempre, los datos de contacto del firmante (nombre y apellido, cargo, domicilio, correo electrónico, teléfonos) 

Los NO fundamentales:

• NO escribir los textos en mayúsculas. Muchos mails, internos y externos, son habitualmente escritos en su totalidad en mayúscula. Esto genera rechazo en el destinatario. La mayúscula GRITA! Debe utilizarse de acuerdo a las reglas del lenguaje. 

• NO utilizar lenguaje chat/SMS. El lenguaje chat o lenguaje SMS es un método abreviado de lenguaje que suele utilizarse en las “conversaciones” via chat o mensaje de texto celular. Estos nuevos códigos, introducidos recientemente por las nuevas generaciones, no resultan apropiados para las comunicaciones empresariales, aún ante el conocimiento de la comprensión que el destinatario pueda tener de este lenguaje. 

• NO utilizar tipografías exóticas o en tamaños exagerados (tanto extra grandes como muy pequeñas).

• NO abusar del uso de colores, imágenes o elementos decorativos.

• NO incorporar en un mail más de un tema. 

• NO incluir cuestiones personales que pudieran generar “ruido” al ser leído por terceras partes.

 Y como siempre, si se está molesto o enfadado con el destinatario NO escribir inmediatamente. Tomar distancia, “enfriarse”, evaluar las opciones y planificar la estrategia en función de los objetivos, antes de realizar una acción. Preferentemente, solicitar una reunión con el destinatario, si esto fuera posible en virtud de las distancias o realizar una videoconferencia. El “cara a cara” es más efectivo si lo que se busca es conciliar posiciones y negociar acciones. Es preferible no tener que arrepentirse de lo escrito, ya que lo que se escribe subsiste.

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La construcción de un sueño

Inmersos en la euforia mundialista pareciera que todo nos remite a Sud-África. Un país increíble por su historia, por su lucha, por su capacidad de reconversión, integración y superación.

Como emprendedores, es válido tomar el caso Sud-África para observar cómo este pueblo supo constituir en realidad un gran sueño.

El sueño sudafricano necesitó un gran líder como Nelson Mandela, porque todo proyecto requiere liderazgo. Un líder con claridad y capacidad para comunicar y transmitir el sueño, guiar, motivar y contagiar el impulso constructor.

Se necesitó creatividad y humildad para buscar recursos y apoyos estratégicos. Pero principalmente, se requirió convicción. Convicción es el nombre del gran motor hacedor de sueños. Creer firmemente en la posibilidad del proyecto y no desistir ante ningún obstáculo Persistencia clave para poder superar barreras, flexibilidad para re-pensar, planificar y ajustar los pasos, pero siempre con convicción y persistencia. Insistir, revisar, corregir y seguir intentando.

Es verdad, un líder de la magnitud de Mandela sólo surge esporádicamente. No podemos compararnos con la grandeza de un hombre tan gigante que no renunció jamás, a pesar de los casi 27 años de prisión y el dolor de ver padecer a su gente. Pero su ejemplo puede servir de espejo para inspirarnos en la construcción personal, para aprender a NO claudicar, a creer y a amar nuestro proyecto, y a encauzar toda nuestra energía para que pueda concretarse en realidad.

Animate! dicen que alguna vez el Universo fue sólo una particular de energía o simplemente, el sueño de Dios...

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Somos lo que comunicamos

Somos lo que comunicamos. Nuestra página web, nuestro blog, nuestro folleto, un power point o un video institucional, un manual técnico, un presupuesto, una carta o un mail. Todo comunica, todo habla de nosotros y nuestra empresa, nos define y nos proyecta. Cada imagen y cada palabra presente y ausente.

Entonces hay que escribir respondiendo al QUÉ, QUIÉN, A QUIENES, CÓMO, CUÁNDO y DÓNDE. Construir un mensaje coherente, sólido, consistente y EFICAZ.

Pero, para que una comunicación sea eficaz, se necesita mucho más que un montón de palabras prolijamente ordenadas para contestar a un conjunto de preguntas puntuales.

Un mensaje requiere de ideas. Ideas con sal y textos con pimienta.

Requiere conocimiento del producto y del mercado, planificación, mirada crítica y capacidad de proyección.

También requiere algo más que técnicas. Es necesario pasión por la palabra. Saber abrazarse a ella y poder conjugarla con las imágenes y los símbolos apropiados.

Si algo de esto falla, la comunicación generará ruido y no alcanzará los objetivos establecidos.

Ya lo anunció el gran poeta Roberto Juarroz “las palabras son como pequeñas palancas...”

Si queremos mostrarnos, hacernos conocer, convencer, vender nuestros productos, seducir a otros con nuestro proyecto, debemos utilizar las palabras-palancas que abran esas puertas que esperamos traspasar…

Nos seguimos encontrando...