Escribiendo e.mails

A pesar de algunas diferencias, un mail es, básicamente, una carta, un mensaje.

Esto, que puede parecer una obviedad pero en la práctica no lo es, ya que muchas veces llegan a nuestras PCs mails que demuestran que alguien olvidó este concepto.

Indudablemente, en un mail podemos emplear un lenguaje en un tono más coloquial que en una carta tradicional y saltearnos algunas formalidades –fundamentalmente si ya hemos establecido contacto o relación con su destinatario-; no obstante, no podemos dejar de lado el hecho de que debe cumplir con algunos requerimientos mínimos para –como todo mensaje-,  pueda llegar a destino, ser leído y comprendido por el destinatario.

Todo mensaje tiene una estructura y en este caso, tendremos tres partes:
Encabezado
Cuerpo del mail
Cierre

En el encabezado, irán claramente definidos los datos de quien origina el mensaje y de quién será el receptor, fecha y el ASUNTO (este tema requiere de un tratamiento especial, por lo cual volveremos de manera más exhaustiva sobre el tema)
De (From): Nombre y dirección del remitente.
Para (To): Dirección del destinatario
Fecha (Date): día y hora del mensaje
Asunto (Subject): Breve descripción del menaje

 

 

El cuerpo del mail no requiere que uno sea un egresado de la Academia de Letras, alcanza con respetar  algunos sencillos aspectos:

·         No escribir todo el texto en mayúsculas

·         Utilizar signos de puntuación.

·         Revisar la gramática y la ortografía

·         Separar en párrafos breves.

]      Ser claro, concreto y directo.

·       Ser  organizado: un tema por mail. Evitar la mezcla de distintos temas en un mismo mail, excepto que se tratara por ejemplo de un resumen de temas pendientes, o similar.

Siempre se incluirá un cierre del mail con la correspondiente salutación y se incluirán los datos completos del firmante:
Nombre y apellido

·        Empresa

·         Cargo

·         Domicilio

·        Teléfono
·         Web

·         mail

Pueden incluirse número de teléfono celular, skype, etc.

Antes de enviar el mail, es conveniente revisarlo, dar una mirada y preguntarse, “cómo lo hubiese escrito si fuera una carta comercial en vez de un mail”. Esa será la clave para comprender si nos hemos excedido en la flexibilización del lenguaje y estilo, o si realmente se adapta a la circunstancia.

Hagamos que esta poderosa herramienta sea nuestra aliada. Tomarse sólo unos instantes para verificar si es correcto lo que estamos enviando, desde el contenido y la forma, redundará en nuestro beneficio. 

Escribir bien, para comunicar bien: uso de la "coma"

La coma indica una breve pausa en la lectura. También sirve para organizar sintácticamente el texto. Se escribe pegada a la palabra y separada por un espacio de la palabra o el signo que la sigue.

Algunos usos comunes:

• Para separar dos o más palabras o frases que sean de la misma clase, o formen enumeración, siempre que entre ellas no figuren las conjunciones y, ni, o.
• Para separar dos miembros independientes de una oración, haya o no conjunción, entre ellos.
• Para limitar una aclaración o ampliación que se inserta en una oración.
• Las locuciones conjuntivas o adverbiales,  indistintamente de su posición, van precedidas y seguidas de coma, ejemplo: por consiguiente,  en efecto, es decir, de acuerdo, no obstante, etc.
• El vocativo se escribe seguido de coma si va al principio de la frase; precedido de coma si va al final; y entre comas si va en medio. (Vocativo: las palabras que sirven para invocar, llamar, nombrar a una persona o cosa personificada cuando nos dirigimos a ella).
• La palabra etcétera (o su abreviatura etc.) se separa con una “coma” del resto del enunciado si continúa la frase  y también antes de la abreviatura.
• Al datar cartas y documentos, se coloca la “coma” entre el lugar y la fecha.
• Para separar los términos invertidos del  nombre completo de una persona (Ej.: LOSADA, Graciela M.).

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Graciela M. Losada, para GER AYUDA.

De qué hablamos cuando hablamos de...

Marketing de Contenidos

Para clarificar de qué hablamos cuando hablamos de Marketing de Contenidos podríamos decir que, se entiende por Marketing de Contenidos el proceso de creación y difusión de contenidos relevantes, atractivos y valiosos para captar y capturar la atención a nuestros clientes y prospectos, detectando el público objetivo allí donde éste se encuentre y recurriendo a las herramientas más apropiadas para llegar hasta él.

El Marketing de Contenidos reúne las acciones y estrategias de marketing donde la creación de contenidos es preponderante.

Se utiliza para resaltar la información valiosa para atraer a clientes potenciales, para “educar” a los posibles consumidores cuando se trata de un nuevo producto o una nueva tendencia que se desea impulsar y también para revalorizar la imagen corporativa.

El Marketing de Contenidos involucra la redacción para posicionamiento en buscadores, palabras claves, notas de prensa, artículos patrocinados, artículos, entradas y comentarios en blogs corporativos, participación en redes sociales, y básicamente todo el contenido que la empresa genere y difunda: webs, blogs, redes sociales, foros de difusión, podcasts, videos, salas de videoconferencia. E-learning, ebooks, libros impresos, revistas y diarios on line, etc.

Indiscutiblemente, más allá de las herramientas y de las estrategias, el eje central es el contenido en sí mismo. Y éste es el gran protagonista.

Por lo tanto, será fundamental el qué se dice y el cómo se dice. Si los contenidos no son de calidad ninguna estrategia logrará generar un resultado exitoso a partir de ellos.

Para que el Marketing de Contenidos sea fructífero, deberá tenerse los objetivos muy claros, conocer a nuestro target y comprender qué información esperan o desean y trabajar coordinadamente desde el marketing y desde la comunicación para ser coherentes, consistentes, efectivos y eficaces.

Comunicar y difundir información es vital para cualquier empresa o emprendimiento. Hoy, más que nunca, es imprescindible poner el foco en el contenido del mensaje.
 
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Graciela M. Losada,
para Ger Ayuda

Recursos editoriales web: la letra (2da. Parte)

En nuestra entrada anterior, hablábamos de la importancia de la tipografía: tipos y tamaños de fuentes y compatibilidad con las plataformas de internet.


En esta ocasión, veremos cómo utilizar correctamente los recursos propios de las fuentes:

*Negrita: La negrita se utiliza para destacar un texto. Así como este recurso es resistido en los medios gráficos, es indudablemente el más efectivo en la web. La negrita realmente contribuye a la lectura en pantalla y a poner en relieve aquello que queremos resaltar. Pero atención, tampoco hay que excederse en el uso de este recurso.

Se recomienda utilizar en titulares, palabras y conceptos breves que sean significativos dentro del texto, pero evitando el uso en frases largas.

En lenguaje html, podemos activar la negrita escribiendo antes de la palabra a resaltar y cerrándola con . Ejemplo: titulares.

*Bastardilla: Si bien la bastardilla también se utiliza para destacar textos, su uso en la web no resulta tan efectivo como la negrita.

Se recomienda utilizar para nombres de autores y obras de cualquier tipo, palabras extranjeras, regionalismos o vocablos técnicos. También es habitual su uso en los copetes de las notas y en las entrevistas, para destacar la pregunta realizada por el periodista y así, diferenciarla de la respuesta del entrevistado.

Debe utilizarse con moderación porque resulta visualmente más complicada para su lectura. Asimismo, debe prestarse especial atención al tamaño de letra a utilizar toda vez que, la combinación bastardilla y paso reducido (o pixeles) puede ser letal.

En lenguaje html, puede activar la bastardilla anteponiendo la siguiente expresión y cerrando la bastardilla con . Ejemplo: bastardilla

*Subrayado: A diferencia de lo que sucede en los contenidos impresos, en la web la utilización del subrayado puede resultar confuso. Usualmente, cuando vemos una palabra subrayada estando en internet, asumimos naturalmente que allí hay un enlace que nos llevará a una ampliación referida a esa palabra. Por lo tanto, si se trata de un subrayado ciego que no conduce a ningún vínculo, resultará una experiencia frustrante para el usuario, quien posiblemente se fastidie o se aburra y abandone nuestro rinconcito en la web.

Se recomienda no utilizar subrayados que no contengan hipervínculos.

*Mayúsculas: El uso de mayúscula fuera de las reglas gramaticales, es un recurso de compleja utilización pues demanda de una cuidadosa administración. Las mayúsculas GRITAN y por lo tanto, se suele usar en alguna palabra aislada dentro de un texto, allí donde se quiere captar la atención. Una palabra en mayúsculas es como un semáforo titilando en amarillo. Siempre nos grita ATENCIÓN.

Se recomienda utilizar solo para anclar la mirada del visitante a modo de atención, como por ejemplo: OFERTA, SUSPENDIDO, NO MAS VACANTES, o similar.

*Color:  El color es un gran recurso visual, pero en la web, esto no siempre es tan lineal. Para el cuerpo de los contenidos la sugerencia es siempre letras negras en fondo blanco. Esto no es un capricho sino que es la combinación más amigable.

Se suele ver mucho texto verde-lima sobre fondo amarillo o a la inversa. Esta combinación puede ser cromáticamente fabulosa pero extremadamente difícil para la lectura y la fijación de la vista. Algo similar ocurre cuando se utilizan letras blancas sobre fondo negro. Puede resultar efectivo para un titular, pero no para textos largos. Esta combinación lentifica la lectura y cansa la vista.

Asimismo, si lo que queremos es resaltar alguna palabra o frase, debemos considerar que el color a ser percibido por el navegante, variará dependiendo de cosas como la resolución de pantalla y la paleta de colores configurada. Por lo tanto siempre es importante que se trabaje pensando en el contraste.

Recordemos que lo importante es que el visitante nos conozca y se quede en nuestra página el mayor tiempo posible. Indudablemente, si el texto implica una barrera para descubrir los contenidos que se ofrecen, la persona huirá rápidamente de nuestro sitio.

Si te quedan dudas sobre la utilización de alguno de los recursos, no dudes en comunicarte con nosotros: ayuda@ger-ayuda.com.ar
 
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Recursos editoriales web: la letra

A la web se incorporan a diario toneladas de publicaciones. En cada una de estas hay varios elementos a observar: el contenido, la redacción, la visualización y la afabilidad. O sea, qué se dice, cómo se lo dice, cómo se lo presenta y cuán amigable resulta para el lector.

Algunos textos correctamente redactados, otros apenas aceptables y pocos excelentemente construidos.

La calidad de los contenidos es esencial pero no suficiente. Cuidar la redacción y asegurar que la publicación se visualice correctamente y sea amigable para el lector es fundamental.

Hoy vamos a focalizarnos en la visualización de los contenidos y por lo tanto, en el formato de letra. Cuántas dudas verdad?

* Eligiendo la tipografía:
Tipografías Sans-serif y serif. De qué se trata? Las tipografías con serif son las que presentan diferentes espesores o detalles de terminación, “adornos”. Mientras que las sans-serif son tipografías sin terminaciones ni adornos.
Cuál conviene? Si bien las tipografías con serif pueden resultar más atractivas, también sucede que pueden resultar de una mayor ilegibilidad. Un aspecto fundamental a tener en cuenta será el tamaño. Cuando el tamaño es pequeño, la letra con serif generará reales complicaciones de lectura. Para muchas personas la lectura en pantalla con formatos serif produce grandes inconvenientes de focalización y diferenciación. Conviene utilizar entonces tipografías sans-serif.

* Tipografías identificables
Asimismo, no todas las tipografías pueden ser bien “leídas” por las distintas plataformas de internet. Por lo tanto, es recomendable utilizar las tipografías más comunes incorporadas a los navegadores. A este grupo se las conoce como las “web safe fonts” y entre ellas encontramos la Arial, Comic Sans MS, Impact, Tahoma, Geneva, Helvética, Trebuchet MS y Verdana.

* Tamaño tipográfico
El tamaño de la tipografía es fundamental para garantizar una cómoda lectura. Dependiendo del recurso que se esté utilizando para generar el contenido, la unidad de medida podrá estar dada en píxeles o en puntos. Se recomienda utilizar tipografías en el rango de 9 a 15 píxeles, lo que equivale a unos 7 a 11 puntos. Por encima de los 16 píxeles (12 puntos) las letras comienzan a degradarse en sus líneas. Por debajo de los 9 píxeles (7 puntos), resulta prácticamente ilegible.

Y recuerden, todo contenido debe ser atractivo y de fácil lectura si queremos captar la atención del otro.

En la próxima entrada, abordaremos el tema del uso de la negrita, la bastardilla, subrayados, mayúsculas y color.

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Comunicación: cómo escribir eficazmente un e-mail

Mucho es el material técnico al que podemos recurrir para aprender y perfeccionar el arte de la comunicación escrita empresarial.


Gacetillas, comunicados de prensa, cartas, solicitadas, boletines, editoriales, comunicados de crisis, catálogos, folletos, etc. Todos ellos tienen amplios capítulos dedicados. Pero qué sucede con los e-mails. Hoy el correo electrónico es la herramienta de comunicación escrita más usada y por lo tanto, es fundamental conocer cómo utilizarlo adecuadamente.

El e-mail ha alcanzado una gran popularidad en función de la dinámica que genera, favoreciendo una interacción ágil con rápida recepción y respuesta del destinatario y reemplazando muchas veces los métodos más tradicionales de correspondencia.

No obstante lo amigable del método, debemos recordar que, como toda pieza de comunicación, un e-mail efectivo también requiere planificación. Así, la redacción de un e-mail debe considerar el destinatario, el contexto, el argumento y el objetivo que se quiere alcanzar, lo cual asimismo, determinará el “lenguaje” a utilizar.

Recomendaciones generales básicas para la construcción de un e-mail:

Los SI fundamentales:

• Ser breve, claro, y concreto. Un correo electrónico es similar a una esquela y la brevedad es un elemento distintivo. Por lo tanto, cuando se tratara de presentaciones, propuestas, informes o extensas argumentaciones, será preferible redactar un mail resumen y adjuntarle al mismo, un documento ampliado con la información completa que se quiere transmitir.

• Ser correctos. El lenguaje y el tono deben ser apropiados. El mail permite una mayor desestructuración y su tono es menos formal que la carta comercial pero sin llegar al lenguaje coloquial. La elección del tono y el lenguaje adecuado, dependerá en gran medida del destinatario y el vínculo existente o no con el mismo. Recordemos que toda correspondencia puede ser leída tanto por el destinatario directo de la misma, como por otros miembros de la organización. Por lo tanto, el mensaje debe tener un lenguaje comprensivo y un tono adecuado, sin contener elementos que pudieran ser ofensivos, comprometedores o personales. 

• Indicar en el campo ASUNTO, REFERENCIA o SUBJECT el motivo del mail. 

• Respetar el esquema comunicacional de introducción, desarrollo y el cierre. 

• Direccionar el mensaje al objetivo esperado. 

• Incluir siempre, los datos de contacto del firmante (nombre y apellido, cargo, domicilio, correo electrónico, teléfonos) 

Los NO fundamentales:

• NO escribir los textos en mayúsculas. Muchos mails, internos y externos, son habitualmente escritos en su totalidad en mayúscula. Esto genera rechazo en el destinatario. La mayúscula GRITA! Debe utilizarse de acuerdo a las reglas del lenguaje. 

• NO utilizar lenguaje chat/SMS. El lenguaje chat o lenguaje SMS es un método abreviado de lenguaje que suele utilizarse en las “conversaciones” via chat o mensaje de texto celular. Estos nuevos códigos, introducidos recientemente por las nuevas generaciones, no resultan apropiados para las comunicaciones empresariales, aún ante el conocimiento de la comprensión que el destinatario pueda tener de este lenguaje. 

• NO utilizar tipografías exóticas o en tamaños exagerados (tanto extra grandes como muy pequeñas).

• NO abusar del uso de colores, imágenes o elementos decorativos.

• NO incorporar en un mail más de un tema. 

• NO incluir cuestiones personales que pudieran generar “ruido” al ser leído por terceras partes.

 Y como siempre, si se está molesto o enfadado con el destinatario NO escribir inmediatamente. Tomar distancia, “enfriarse”, evaluar las opciones y planificar la estrategia en función de los objetivos, antes de realizar una acción. Preferentemente, solicitar una reunión con el destinatario, si esto fuera posible en virtud de las distancias o realizar una videoconferencia. El “cara a cara” es más efectivo si lo que se busca es conciliar posiciones y negociar acciones. Es preferible no tener que arrepentirse de lo escrito, ya que lo que se escribe subsiste.

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Somos lo que comunicamos

Somos lo que comunicamos. Nuestra página web, nuestro blog, nuestro folleto, un power point o un video institucional, un manual técnico, un presupuesto, una carta o un mail. Todo comunica, todo habla de nosotros y nuestra empresa, nos define y nos proyecta. Cada imagen y cada palabra presente y ausente.

Entonces hay que escribir respondiendo al QUÉ, QUIÉN, A QUIENES, CÓMO, CUÁNDO y DÓNDE. Construir un mensaje coherente, sólido, consistente y EFICAZ.

Pero, para que una comunicación sea eficaz, se necesita mucho más que un montón de palabras prolijamente ordenadas para contestar a un conjunto de preguntas puntuales.

Un mensaje requiere de ideas. Ideas con sal y textos con pimienta.

Requiere conocimiento del producto y del mercado, planificación, mirada crítica y capacidad de proyección.

También requiere algo más que técnicas. Es necesario pasión por la palabra. Saber abrazarse a ella y poder conjugarla con las imágenes y los símbolos apropiados.

Si algo de esto falla, la comunicación generará ruido y no alcanzará los objetivos establecidos.

Ya lo anunció el gran poeta Roberto Juarroz “las palabras son como pequeñas palancas...”

Si queremos mostrarnos, hacernos conocer, convencer, vender nuestros productos, seducir a otros con nuestro proyecto, debemos utilizar las palabras-palancas que abran esas puertas que esperamos traspasar…

Nos seguimos encontrando...