Escribiendo e.mails

A pesar de algunas diferencias, un mail es, básicamente, una carta, un mensaje.

Esto, que puede parecer una obviedad pero en la práctica no lo es, ya que muchas veces llegan a nuestras PCs mails que demuestran que alguien olvidó este concepto.

Indudablemente, en un mail podemos emplear un lenguaje en un tono más coloquial que en una carta tradicional y saltearnos algunas formalidades –fundamentalmente si ya hemos establecido contacto o relación con su destinatario-; no obstante, no podemos dejar de lado el hecho de que debe cumplir con algunos requerimientos mínimos para –como todo mensaje-,  pueda llegar a destino, ser leído y comprendido por el destinatario.

Todo mensaje tiene una estructura y en este caso, tendremos tres partes:
Encabezado
Cuerpo del mail
Cierre

En el encabezado, irán claramente definidos los datos de quien origina el mensaje y de quién será el receptor, fecha y el ASUNTO (este tema requiere de un tratamiento especial, por lo cual volveremos de manera más exhaustiva sobre el tema)
De (From): Nombre y dirección del remitente.
Para (To): Dirección del destinatario
Fecha (Date): día y hora del mensaje
Asunto (Subject): Breve descripción del menaje

 

 

El cuerpo del mail no requiere que uno sea un egresado de la Academia de Letras, alcanza con respetar  algunos sencillos aspectos:

·         No escribir todo el texto en mayúsculas

·         Utilizar signos de puntuación.

·         Revisar la gramática y la ortografía

·         Separar en párrafos breves.

]      Ser claro, concreto y directo.

·       Ser  organizado: un tema por mail. Evitar la mezcla de distintos temas en un mismo mail, excepto que se tratara por ejemplo de un resumen de temas pendientes, o similar.

Siempre se incluirá un cierre del mail con la correspondiente salutación y se incluirán los datos completos del firmante:
Nombre y apellido

·        Empresa

·         Cargo

·         Domicilio

·        Teléfono
·         Web

·         mail

Pueden incluirse número de teléfono celular, skype, etc.

Antes de enviar el mail, es conveniente revisarlo, dar una mirada y preguntarse, “cómo lo hubiese escrito si fuera una carta comercial en vez de un mail”. Esa será la clave para comprender si nos hemos excedido en la flexibilización del lenguaje y estilo, o si realmente se adapta a la circunstancia.

Hagamos que esta poderosa herramienta sea nuestra aliada. Tomarse sólo unos instantes para verificar si es correcto lo que estamos enviando, desde el contenido y la forma, redundará en nuestro beneficio.